El concepto de valor va de la mano con la satisfacción de las expectativas de los diversos interesados, o en un sentido del marketing ‘Clientes’, considerando también los recursos (llámense inversión, tiempo u otros) que son empleados para satisfacer esas expectativas. El resultado de esa relación es lo que nos determinará aquello que tiene o no valor. Si los interesados de la PMO consideran que sus expectativas son altamente satisfechas versus los recursos utilizados, estaremos en el camino correcto.
Ahora bien, para empezar a construir una PMO , lo que necesitamos hacer antes que cualquier otra acción es identificar las expectativas de sus interesados ( CEO, Directores, Jefes de Proyectos, Miembros de Equipo de Proyecto, Usuarios, por listar los principales). Luego, hay que definir los servicios que ayudarán a cubrir esas expectativas en un corto, mediano y largo plazo (hablaremos de estos servicios en un próximo pensamiento o blog, así que puedes estar pendiente al respecto).
El identificar las expectativas será el primer gran paso que realizar, debido a que dará la visión sobre la cual nuestra PMO deberá ser diseñada, o en su defecto rediseñada. La identificación de expectativas va en conjunto con comprender los aspectos culturales de la organización.
La cultura organizacional es como una huella dactilar: puede ser similar a otros, pero es distinto para cada empresa. Son los aspectos culturales los que guían cómo piensan y actúan las partes interesadas: son fundamentales para sus valores, creencias, conductas interpersonales y dan forma a sus actitudes. Para comprender las expectativas de las partes interesadas, uno debe poder entrar en sus mentes y comprender su forma de pensar, su background, sus objetivos y preocupaciones. Es importante poder comunicarse bien con los interesados.
Para nuestro caso, el Líder de la PMO, tiene el deber de iniciar el diálogo con sus interesados. A menudo, ellos mismos no tienen una lista clara del propósito de la PMO, del resultado deseado, o de aquello que la PMO puede ofrecerles. Para descubrir esta información, el Líder de la PMO tiene que saber cómo acercarse a los interesados, cómo asegurarse de que expresen sus opiniones, compartan sus necesidades y expectativas reales. Su comprensión de los aspectos culturales lo apoyará de forma importante en lograr este objetivo.
La metodología PMO Value Ring (www.pmovaluering.com), desarrollada por PMO Global Alliance, nos ofrece un marco que aborda la respuesta a la interrogante planteada en este blog. Esta metodología innovadora propone ocho (8) pasos que parten desde la identificación de los interesados de la PMO junto con la recopilación de sus expectativas y cubre hasta la determinación del Retorno sobre la Inversión que la PMO anualmente puede generar dentro de la organización.
Una Oficina de Proyectos (PMO) debe ser considerada como un área de servicios que basa su valor en el nivel de satisfacción de las expectativas por parte de sus interesados claves, y el identificar esas expectativas, considerando los aspectos culturales de la organización nos llevará a cubrir con éxito ese primer gran paso.
Alexandres Hoyos – Global Thinker Portafolio Management & PMO
Karen Smits – Global Thinker Organizational Culture
