Hablemos de cómo gestionar el cambio organizacional desde tu rol de gerente de proyecto.
Estás encargado de un proyecto muy relevante para tu organización. Has comenzado tus actividades del inicio, te has reunido con algunos interesados, con tu patrocinador y has llegado a la conclusión de que es un proyecto que tendrá un impacto relevante en el trabajo de muchos, sin embargo, te enteras de que no habrá un equipo para gestionar el cambio organizacional que tu proyecto conlleva. ¿Qué puedes hacer? Por supuesto tu respuesta es: “lo podemos asumir dentro del equipo de trabajo”, ¿por dónde empezar?
Como profesional en gestión de cambio organizacional mi sugerencia es, tener un equipo dedicado a comprometer y acompañar a la gente impactada por el cambio -el ideal-, sin embargo, no siempre se cuenta con este grupo de personas dedicado -la realidad de muchos proyectos-. Sin pretender reemplazar ese equipo de gestión de cambio organizacional, aquí compartiré que acciones puedes implementar para apoyar la gestión del cambio de tu proyecto con los miembros de tu equipo de gestión de proyectos, probablemente algunas de ellas, ya las estés implementando.
Inicio
- Entender como el proyecto apoya los objetivos estratégicos de la organización y cómo se visualiza la organización con el cambio que esta iniciando, es decir que es lo que va a cambiar. Esto te permitirá entender el porqué esta sucediendo el cambio dentro de la empresa de forma que ese mensaje se pueda transmitir con facilidad y veracidad a todos los involucrados en esta transición. Muchas de las entradas para el grupo de procesos de inicio como p.e. el caso de negocio del proyecto, el plan estratégico, los valores y comportamientos de la organización y entrevistas con patrocinadores te serán muy útiles para lograr este entendimiento.
- Analizar la posición de cada uno de los interesados críticos para un cambio exitoso en la organización. Con este análisis determinarás los niveles de apoyo actuales y requeridos de parte de los grupos o individuos identificados y tendrás un punto de partida para las comunicaciones. Estás buscando determinar si el grupo de interesados están en contra del cambio, es neutral o está a favor. Es importante actualizar esta información para determinar como va evolucionando el apoyo de estos interesados.
Planeación
- Establecer el nuevo estado de la empresa a nivel de procesos, estructura organizacional, personas, áreas, roles, funciones y nuevos comportamientos. Después de que tu equipo de gestión de proyectos tiene una idea clara de las actividades a realizar en todo el proyecto (EDT) y su secuencia, también podrá identificar con mas claridad todos los aspectos de la organización que serán impactados tanto por las actividades durante el proyecto como por el cambio que traerá la nueva manera de trabajar.
- Preparar al patrocinador. Desde la perspectiva de gestión de proyectos el patrocinador juega un papel de toma de decisiones y aprobador; desde el punto de vista de gestión de cambio organizacional juega un papel muy importante de acompañamiento y apoyo para el cambio que se dará en la organización, por tanto, es relevante que trabajes con este patrocinador tanto los mensajes que el estará enviando durante la transición, como también las alianzas que debe conseguir para obtener apoyo en sus pares.
- Crear el plan de comunicaciones de GC para la organización. Si bien tu equipo de gestión de proyectos ha preparado su plan de comunicaciones para el proyecto, es necesario que el plan también incluya las comunicaciones y/o eventos con los cuales todas las personas de la organización conocerán el por qué está pasando el cambio, que beneficios trae esa nueva manera de hacer las cosas tanto para la empresa como para sus trabajos, cómo deben participar, cuándo lo estarán haciendo, es decir, que todos los implicados puedan estar al tanto de los detalles que les permitirá participar e involucrarse en cada una de las etapas de la transición. Todo el levantamiento de información que se ha hecho – grupos de interesados, impactados, necesidades específicas de cada grupo – son entradas para este plan de comunicaciones de gestión de cambio. En este plan debes encontrar a quiénes (audiencias), cuándo (etapas del proyecto) y cómo (medios de comunicación, mensajes específicos, eventos, capacitación) involucrar a las partes impactadas en la transición para que se adapten y comprometan con el nuevo cambio.
- Diseñar el plan de capacitación que apoye durante la transición y después de la transición. Además del entrenamiento que se identifica para responder a las actividades del proyecto, también es importante considerar la capacitación y el refuerzo de habilidades que puedan sostener la transición. Por ejemplo, si el nuevo proyecto requiere que haya un cambio de comportamiento en cómo se da la atención al cliente, es importante que este tipo de entrenamiento esté identificado en el plan de capacitación.
Ejecución
- Implementar los planes para gestión de cambio organizacional que desarrollaste en la planeación de tu proyecto.
- Recolectar y analizar información de retroalimentación. Como equipo de gestión de proyectos haces mediciones del avance del proyecto y de los riesgos que van surgiendo, de la misma forma es necesario hacer un levantamiento de información de los resultados de las acciones desarrolladas de forma que, se pueda observar la evolución en la adaptación de todos los impactados por el nuevo cambio y se pueda tomar nuevas acciones para mejorar las respuestas que todavía no cumplen con las expectativas. Puedes medir la asistencia a las reuniones, al lanzamiento de proyecto, a los entrenamientos realizados. En gestión de cambio organizacional existe una buena medición
- Celebrar éxitos. Como equipo de gestión de proyectos puedes reconocer los comportamientos deseados con la nueva forma de trabajar, si bien es un trabajo en conjunto con otras áreas de la organización como Capital Humano, desde tu gestión de proyectos puedes lograr pequeños éxitos que permitirán que los involucrados se sientas reconocidos. Reconocimientos como publicaciones en los canales de comunicación de la empresa, la publicación de fotos y los agradecimientos públicos te pueden servir en esta etapa.
Cierre
- Verificar la integración del cambio. Como parte del cierre del proyecto y durante algún período de tiempo -dos a cuatro meses después de finalizado el proyecto- es importante revisar algunos temas que permitan visualizar si el cambio ha llegado ser parte de la organización. Preguntas como si los líderes actúan como dueños del nuevo estado de la empresa, si las herramientas son apropiadas para tener éxito en sus funciones, se ha entrenado bien a las personas involucradas ayudarán a tener claridad en como se ha integrado el cambio dentro de la organización.
La gestión de cambio organizacional es un pilar fundamental en la implementación de proyectos, puedes desarrollar e implementar un cambio millones de dólares pero si la gente no lo utiliza y no cambia su forma de trabajar se habrán desperdiciado millones de dólares. Con estas acciones podrán incrementar las posibilidades de adaptación y compromiso de tus involucrados en cualquier proyecto. Muchos éxitos! Si tienes preguntas no dudes en contactarme.
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